A sequência de processos mudou consideravelmente ao longo dos anos devido ao uso crescente de soluções tecnológicas em ambientes corporativos. Métodos como assinaturas digitais podem ajudar a adicionar vivacidade através de ferramentas como o ZapSign.

O mercado em geral está crescendo em todos os setores, conforme evidenciado pelas flutuações macroeconômicas, bem como pelas mudanças no comportamento do consumidor.

Analisando o contexto, pode-se dizer que é fundamental que as empresas tenham mecanismos para enfrentar a concorrência e garantir a expansão dos negócios.

Uma opção para uma empresa de sinalização de rodovias é a adoção da tecnologia em processos internos e externos com o objetivo de dinamizar o dia a dia de equipes, gestores, executivos e clientes.

Além disso, o apelo feito pelos stakeholders, que são os principais participantes do mercado, é que as organizações possam combinar a aceleração digital com relação à alavancagem de procedimentos internos.

Aliás, o atual momento do mercado é repleto de oportunidades para multinacionais e pequenos players locais focados em aluguel de micro ônibus para excursão, por exemplo, que buscam crescer com o apoio da tecnologia.

É preciso ressaltar que o recurso digital pode ser aplicado em empresas de todos os portes e nichos, bastando apenas encomendar a customização necessária de acordo com as necessidades específicas.

Assim, a assinatura digital é uma solução de base tecnológica que facilita a gestão documental otimizando os processos organizacionais.

Mas para entender mais sobre as assinaturas digitais e como a ferramenta ZapSign pode ajudar os empreendedores, é preciso contextualizar alguns pontos importantes.

Assinatura digital: o que é afinal?

Uma assinatura digital é um método eletrônico para autenticar documentos, contratos e outras transações online.

Ela é usada para garantir que o documento seja autêntico, inalterado e legalmente válido, da mesma forma que uma assinatura em papel.

A assinatura digital funciona usando uma chave pública e privada. A chave pública é compartilhada com outras pessoas ou organizações, enquanto a chave privada é mantida em sigilo pelo proprietário da assinatura digital.

Quando um documento de um consultório de terapia, por exemplo, é assinado digitalmente, a chave privada é usada para criar uma assinatura digital exclusiva que é anexada ao documento.

A assinatura digital pode ser verificada por qualquer pessoa que possua a chave pública correspondente. Isso garante que a assinatura seja autêntica e que o documento não tenha sido alterado desde que foi assinado.

Existem várias razões pelas quais as assinaturas digitais são importantes. Elas ajudam a evitar fraudes, reduzem a necessidade de papéis físicos, simplificam o processo de assinatura de documentos e aceleram as transações online.

As assinaturas digitais também são legalmente vinculativas em muitos países e são amplamente aceitas como uma forma de autenticação eletrônica. As assinaturas digitais são usadas em várias áreas, incluindo:

• Contratos de negócios;
• Documentos governo;
• Notas de setor financeiro;
• Receituários na área da saúde;
• Diplomas e outros documentos no setor de educação.

Elas são especialmente úteis em transações online que envolvem informações confidenciais ou financeiras, como contratos de empréstimo, contratos de locação e transações imobiliárias.

E o que é a ferramenta ZapSign?

ZapSign é uma ferramenta de assinatura eletrônica que permite aos usuários assinar documentos digitalmente de forma fácil e segura. Ela é desenvolvida pela empresa brasileira Zapier e é usada por milhares de pessoas em todo o mundo.

Com o ZapSign, os usuários podem enviar documentos para outras pessoas assinarem eletronicamente. Isso significa que não é necessário imprimir, assinar à mão, escanear e enviar de volta.

Em vez disso, tudo pode ser feito digitalmente, economizando tempo e esforço de um estúdio para gravar podcast ou qualquer outro tipo de negócio que precise de documentos assinados remotamente.

A segurança é uma preocupação importante quando se trata de assinaturas eletrônicas, e o ZapSign leva isso a sério.

Ele usa criptografia de ponta a ponta para proteger as informações do usuário e do documento, garantindo que apenas as partes autorizadas tenham acesso aos dados.

Além disso, o ZapSign segue padrões internacionais de segurança e privacidade, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na Europa.

A usabilidade também é uma consideração importante para o ZapSign. A interface do usuário é intuitiva e fácil de usar, com recursos como arrastar e soltar, e assinaturas com um único clique.

Inclusive, a ferramenta permite que os usuários personalizem seus documentos, adicionando campos de assinatura, campos de data e outras informações relevantes.

O ZapSign é compatível com uma variedade de tipos de arquivos, incluindo PDF, Word, Excel e Google Docs. Ele também é integrado com outras ferramentas, como o Zapier, permitindo que os usuários automatizem ainda mais o processo de assinatura eletrônica.

Para que serve a assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica e digital têm como função agilizar o processo de coletar e assinar documentos, reduzindo a burocracia e economizando tempo.

É importante entender a diferença entre esses dois tipos de assinatura. Enquanto a assinatura eletrônica substitui a assinatura manual.

Esta podendo ser feita através de leitura facial ou reconhecimento biométrico, a assinatura digital utiliza criptografia, chave virtual e certificado digital para garantir mais segurança na comprovação da assinatura.

A ZapSign é uma opção que permite o uso da assinatura eletrônica e digital em dispositivos móveis e computadores com acesso à internet.

Diferenças entre assinatura eletrônica e digital

Embora possam parecer semelhantes, a assinatura eletrônica e a assinatura digital são duas coisas distintas. Ambas são usadas para confirmar a autenticidade e integridade de um documento, mas usam tecnologias diferentes para fazê-lo.

A assinatura eletrônica é um termo amplo que se refere a qualquer método de assinatura que usa tecnologia eletrônica, em vez de uma caneta e papel.

Isso pode incluir assinaturas digitais, mas também pode incluir outros métodos, como a assinatura em um dispositivo móvel com tela sensível ao toque ou o uso de uma imagem escaneada da assinatura tipo um tecido digital personalizado, por exemplo.

Por outro lado, a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que usa criptografia para garantir a autenticidade e integridade do documento.

A assinatura digital envolve a criação de uma chave pública e privada que são usadas para assinar digitalmente um documento. A chave pública é compartilhada publicamente, enquanto a chave privada é mantida pelo signatário.

Quando um documento é assinado digitalmente, a chave privada é usada para criar uma assinatura criptografada que pode ser verificada usando a chave pública. Isso garante que a assinatura seja autêntica e que o documento não tenha sido alterado.

Embora a assinatura digital ofereça um nível mais alto de segurança e autenticidade do que outros tipos de assinatura eletrônica, nem sempre é necessário.

A assinatura eletrônica pode ser suficiente para muitas situações, como assinar um contrato de locação de tendas personalizadas para eventos ou um formulário de autorização.

No entanto, para documentos que exigem um alto nível de segurança, como contratos de propriedade intelectual ou documentos legais, a assinatura digital pode ser uma opção melhor.

É importante notar que a validade legal das assinaturas eletrônicas e digitais varia de acordo com o país e a legislação local.

Muitos países, incluindo o Brasil, possuem leis específicas que definem as regras para a validade legal de assinaturas eletrônicas e digitais.

Como utilizar a assinatura digital pelo ZapSign?

Usar o ZapSign para realizar assinaturas digitais é muito prático e intuitivo devido a facilidade que a ferramenta proporciona para os usuários. E para facilitar ainda mais, um passo a passo foi elaborado.

Para solicitar a assinatura eletrônica de documentos de compra de um banner para comércio ou qualquer outro tipo de documento pelo ZapSign, os arquivos devem estar no formato PDF.

No primeiro passo, é possível carregar o documento que precisa ser assinado na plataforma, selecionando-o diretamente do dispositivo.

No segundo passo, é possível habilitar a autenticação avançada das assinaturas, selecionando entre diferentes opções de autenticação, como certificado digital, SMS, e-mail, selfie e/ou foto do documento do signatário.

No terceiro passo, é possível adicionar os signatários manualmente, inserindo nome e e-mail ou telefone, ou adicionar contatos existentes.

Também é possível clicar em “+ Eu vou assinar” para preencher automaticamente os próprios dados, se for um dos signatários.

No quarto passo, é possível posicionar as assinaturas e vistos, incluindo várias páginas em um mesmo contrato de compra de uma bancada de escritório planejada, por exemplo.

Basta clicar em qualquer área do documento para abrir uma pequena janela e escolher o signatário e o tipo de assinatura ou visto.

Depois, é só salvar e continuar. No quinto e último passo, é possível solicitar as assinaturas no documento e fazer a própria assinatura digital.

É possível ativar o envio automático do link de assinatura por e-mail, copiar os links para enviar por diferentes canais de comunicação, compartilhar diretamente por WhatsApp ou ativar uma data limite para assinatura do documento.

Após confirmar que está tudo correto, basta clicar em “Finalizar” e o documento estará devidamente assinado e pode ser enviado.

Considerações finais

As assinaturas digitais são o futuro, afinal, com a tecnologia cada vez mais presente na vida das pessoas, tanto as compras online quanto a prestação de serviços e trabalho remotos estão crescendo, dessa forma, tornando as ferramentas como o ZapSign necessárias.

Contar com uma boa ferramenta de assinatura é fundamental para garantir a confiabilidade dos documentos assinados, assim como a facilidade de realizar tudo de forma rápida e prática.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.